Jobcenter führen digitale Sozialakte ein

Ein weiterer Schritt zur Digitalisierung von Kreisverwaltung und Ortsbehörden vollzieht sich derzeit im Sozialbereich: Alle Standorte des vom Kreis und seinen 17 Städten und Gemeinden getragenen „Jobcenter im Kreis Borken“ stellen in diesem Jahr nach und nach auf digitale Aktenführung („E-Sozialakte“) sowie auf digitalisierten Posteingang und -ausgang um. Den Anfang machte die Stadt Borken am 1. März 2021, unmittelbar gefolgt vom Jobcenter der Stadt Rhede. Danach wurden Velen, Heek sowie Gronau angeschlossen. Dort gehören Papierakten seither der Vergangenheit an und auch postalisch eingehende Unterlagen werden durch einen zentralen Dienstleister gescannt und elektronisch bereitgestellt. Die Umstellung wirkt sich positiv auf die von ihnen betreuten SGB-II-Bedarfsgemeinschaften aus, denn die digitale Akte verbessert den Service deutlich.

Aktuell erfolgt die Einführung bei der Stadt Gescher. Bocholt mit dem mit Abstand größten Jobcenter im Kreisgebiet sollte nun Anfang Juli ebenfalls angebunden werden. Dafür ist jedoch eine Erweiterung der Bandbreite im Datennetz zwischen der Kreisverwaltung und dem zuständigen Rechenzentrum in Kamp-Lintfort erforderlich. Das damit beauftragte Telekommunikationsunternehmen hat nun allerdings am Freitag (18.06.2021) überraschend mitgeteilt, dass sich diese Arbeiten verzögern – die Folge: Der Start in Bocholt muss – zähneknirschend, wie es beim Kreis heißt – verschoben werden. Einen neuen Termin konnte das Unternehmen noch nicht benennen.

Für die „E-Sozialakte“ müssen zunächst von einem Dienstleister alle bestehenden Akten gescannt und in eine Software integriert werden. Anschließend sind die E-Sozialakten dann jederzeit für das Jobcenter-Personal mit nur einem Klick verfügbar, so dass Auskünfte sehr viel schneller als zuvor gegeben werden können – natürlich immer unter Einhaltung des Datenschutzes. Die betroffenen Bürgerinnen und Bürger brauchen zudem in der Regel keine Originalunterlagen mehr vorzulegen, sondern lediglich Kopien. Die eingereichten Unterlagen werden dann nach einer Aufbewahrungsfrist von acht Wochen datenschutzkonform vernichtet. Postausgänge werden ebenfalls digital an einen Dienstleister übergeben. Dieser übernimmt das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Zustellen. Für die Empfängerinnen und Empfänger ändert sich dabei nichts. Die Papierflut minimiert sich folglich, so dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden. Auch wird sich die aufgrund mancherorts fehlender Bürokapazitäten zum Teil schwierige Raumsituation in den Jobcentern entspannen, zumal sich dank der digitalen Aktenführung mehr Möglichkeiten für Homeoffice-Tätigkeiten bieten. Insgesamt entstehen durch die „E-Sozialakte“ neue Formen der interkommunalen Zusammenarbeit der Städte und Gemeinden sowie der Kreisverwaltung.

Die digitale Akte ist dabei nach Auffassung aller Beteiligten nur ein erster Schritt und die Basis für weitere Online-Angebote: Wenn demnächst in allen 17 Jobcentern im Kreis die digitale Aktenführung möglich ist, werden auch weitere Abteilungen der Sozialämter der Städte und Gemeinden im Kreisgebiet sowie der Kreisverwaltung Borken (zum Beispiel die Bereiche „Hilfe zum Lebensunterhalt“, „Grundsicherung im Alter“ und „Erwerbsminderung nach dem SGB XII“) an die „E-Sozialakte“ angebunden. Die Gesamtfertigstellung dieses Großprojekts wird sich voraussichtlich bis Ende 2022 erstrecken.

Die Kosten für die „E-Sozialakten“ liegen jährlich bei ca. 130.000 Euro. Im Bereich des Jobcenters werden sie aus den Mitteln für Verwaltungskosten, die der Bund bereitstellt, finanziert. Im Gegenzug ergeben sich dank der umfangreichen Digitalisierungsmaßnahmen im Projekt „E-Sozialakte“ für die öffentliche Hand deutliche Effizienz- und Einsparungspotenziale, konstatiert der Kreis Borken.