"Centro de empleo en el distrito de Borken" presenta archivos sociales electrónicos

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Otro paso hacia la "digitalización" de la administración del distrito y las autoridades locales: el "Jobcenter im Kreis Borken", apoyado por el distrito y las ciudades y municipios, pasará gradualmente a la gestión de archivos digitales ("archivos e-sociales") y digitalizados correo entrante y saliente en 2021. En el futuro, los archivos en papel serán cosa del pasado para unos 280 empleados y los documentos recibidos por correo también serán escaneados por un proveedor de servicios central y estarán disponibles electrónicamente. El cambio tendrá un efecto positivo en alrededor de 7.000 comunidades de beneficios de SGB II, porque el archivo digital mejorará significativamente el servicio en el futuro. Los pasos necesarios para ello se han planificado y llevado a cabo de forma paulatina desde principios de 2019. Primero, los archivos existentes se escanean e integran en el software. Los archivos e-sociales están disponibles en cualquier momento con un solo clic, de modo que la información se pueda proporcionar más rápidamente en el futuro, siempre de acuerdo con la protección de datos, por supuesto. Por lo general, los ciudadanos interesados ​​ya no deberían presentar documentos originales, sino copias.

También hay aspectos positivos para la administración: los documentos presentados son destruidos por el proveedor de servicios después de un período de retención de ocho semanas en cumplimiento de la normativa de protección de datos. El correo saliente también se transfiere digitalmente a un proveedor de servicios. Éste se hace cargo de la impresión, plegado, envolvente, franqueo y entrega. Nada cambia para los destinatarios. En consecuencia, se minimiza la inundación de papel para que los empleados se sientan aliviados. La situación a veces difícil de la sala, que se debe a la falta de capacidad de oficina, también es relajada. En general, el archivo e-social crea nuevas oportunidades para la cooperación intermunicipal entre ciudades y municipios y la administración del distrito. El archivo digital es solo un primer paso y la base para futuras ofertas en línea.
Las principales tareas del “centro de empleo en el distrito de Borken” las llevan a cabo de forma independiente los 17 municipios pertenecientes al distrito. Los empleados in situ son el primer punto de contacto que se ocupa de las personas. La administración del distrito asume tareas centrales. La complejidad asociada con esta forma de organización hace necesario un enfoque paso a paso. Todas las ubicaciones se convertirán gradualmente a la gestión de archivos digitales. La ciudad de Borken comenzará el 1 de marzo de 2021, seguida inmediatamente por el centro de trabajo de la ciudad de Rhede.

Después de la conversión exitosa del centro de empleo, los otros departamentos de los departamentos "sociales" de las ciudades y municipios, así como la administración del distrito (por ejemplo, "ayuda con los gastos de subsistencia" y "seguridad básica en la vejez" y "capacidad de ingresos reducida según SGB XII ”) se enviarán a los archivos E-social conectados. Se espera que la finalización general del proyecto tenga lugar para fines de 2022.

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