"Centro per l'impiego nel distretto di Borken" introduce i file e-social

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Un altro passo verso la "digitalizzazione" dell'amministrazione distrettuale e delle autorità locali: il "centro per l'impiego nel distretto di Borken", sostenuto dal distretto e dalle città e comuni, passerà gradualmente alla gestione dei file digitali ("e-social files" ) e posta digitalizzata in entrata e in uscita nel 2021. I fascicoli cartacei saranno un ricordo del passato per circa 280 dipendenti e anche i documenti ricevuti per posta verranno scansionati da un fornitore di servizi centrale e resi disponibili elettronicamente. Il cambiamento avrà un effetto positivo sulle 7.000 comunità di beneficenza SGB II, perché il file digitale migliorerà significativamente il servizio in futuro. Le fasi necessarie per questo sono state pianificate e attuate gradualmente dall'inizio del 2019. Innanzitutto, i file esistenti vengono scansionati e integrati nel software. I file e-social sono quindi disponibili in qualsiasi momento con un solo clic, in modo che le informazioni possano essere fornite più rapidamente in futuro, sempre nel rispetto della protezione dei dati, ovviamente. I cittadini interessati dovrebbero quindi generalmente non presentare più documenti originali, ma copie.

Ci sono anche aspetti positivi per l'amministrazione: i documenti inviati vengono distrutti dal fornitore di servizi dopo un periodo di conservazione di otto settimane nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati. Anche la posta in uscita viene trasferita digitalmente a un fornitore di servizi. Questo si occupa della stampa, piegatura, avvolgimento, affrancatura e consegna. Nulla cambia per i destinatari. Il flusso di carta viene di conseguenza ridotto al minimo, in modo che i dipendenti siano sollevati. Anche la situazione a volte difficile della stanza, dovuta alla mancanza di capacità in ufficio, è rilassata. Nel complesso, il dossier e-social crea nuove opportunità di cooperazione intercomunale tra città e comuni e l'amministrazione distrettuale. Il file digitale è solo un primo passo e la base per ulteriori offerte online.
I compiti fondamentali del “centro per l'impiego nel distretto di Borken” sono svolti in modo indipendente dai 17 comuni appartenenti al distretto. I dipendenti in loco sono il primo punto di contatto che si prende cura delle persone. L'amministrazione distrettuale assume compiti centrali. La complessità associata a questa forma di organizzazione rende necessario un approccio graduale. Tutte le posizioni verranno gradualmente convertite alla gestione dei file digitali. La città di Borken inizierà il 1 marzo 2021, immediatamente seguita dal centro per l'impiego della città di Rhede.

Dopo che il centro per l'impiego è stato convertito con successo, gli altri dipartimenti dei dipartimenti "Sociali" delle città e dei comuni, nonché l'amministrazione distrettuale (ad esempio "Aiuto con le spese di soggiorno" e "Sicurezza di base in vecchiaia" e "Capacità di guadagno ridotta secondo SGB XII ”) verrà inviato al file E-social collegato. Il completamento complessivo del progetto dovrebbe avvenire entro la fine del 2022.

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